Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad

Fecha de entrada en vigencia: 10 de mayo de 2026
Última actualización: 10 de mayo de 2026

1. Identificación del responsable del tratamiento

Tu Oído IPS – Centro Audiológico Especializado es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de su sitio web, canales digitales, formularios, líneas de atención, WhatsApp, correo electrónico, atención presencial y demás medios habilitados para la prestación de sus servicios.

Datos de contacto del responsable:

Sitio web: www.tuoido.com
Correo electrónico: info@tuoido.com
Teléfono: 318 677 9774
Línea WhatsApp para pacientes EPS Sura o AXA ARL: 316 718 1612
Dirección: Cra. 16 # 84A-09, Consultorio 312, Centro Médico Almirante Colón, Barrio Country, Bogotá D.C., Colombia.

El correo info@tuoido.com será el canal habilitado para consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización y demás peticiones relacionadas con el tratamiento de datos personales.

2. Objeto de esta política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad tiene como finalidad informar a pacientes, usuarios, visitantes del sitio web, acudientes, familiares, proveedores, aliados y demás titulares sobre la forma en que Tu Oído recolecta, almacena, usa, consulta, actualiza, transmite, conserva, protege y, cuando corresponda, elimina sus datos personales.

Esta política se adopta conforme a la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas aplicables en materia de protección de datos personales.

3. Alcance

Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por Tu Oído a través de:

Sitio web www.tuoido.com.
Formularios de contacto.
Formularios de agenda, solicitud de información o PQRSF.
Canales de WhatsApp.
Llamadas telefónicas.
Correo electrónico.
Redes sociales.
Atención presencial.
Procesos de orientación, valoración, diagnóstico, adaptación, seguimiento o acompañamiento audiológico.
Gestión de pagos, facturación, garantías, soporte y servicio posventa.
Relación con pacientes particulares, pacientes remitidos por convenios, EPS, ARL, aseguradoras o entidades aliadas, cuando aplique.

4. Datos personales que podemos recolectar

Tu Oído podrá recolectar diferentes tipos de datos personales, dependiendo del canal utilizado por el titular y de la finalidad del contacto.

4.1. Datos de identificación y contacto

Podemos recolectar datos como:

Nombre y apellido.
Tipo y número de documento, cuando sea necesario.
Teléfono fijo o celular.
Correo electrónico.
Ciudad.
Dirección, cuando sea necesaria para la prestación del servicio.
Datos de acudientes, familiares o representantes legales, cuando aplique.

4.2. Datos relacionados con solicitudes y comunicaciones

Podemos tratar la información que el titular entregue mediante formularios, WhatsApp, llamadas, correos electrónicos, redes sociales o atención presencial, incluyendo:

Mensajes enviados a través del formulario de contacto.
Solicitudes de citas.
Consultas sobre exámenes auditivos.
Consultas sobre audífonos, accesorios, reparaciones, garantías o mantenimiento.
PQRSF.
Comentarios, solicitudes comerciales o administrativas.
Información necesaria para responder la solicitud del usuario.

4.3. Datos relacionados con salud auditiva

Por la naturaleza de los servicios de Tu Oído, el titular puede suministrar información relacionada con su salud auditiva. Esta información puede incluir, entre otros:

Motivo de consulta.
Síntomas auditivos.
Antecedentes relacionados con audición, tinnitus, acúfenos, pérdida auditiva o uso de audífonos.
Información sobre exámenes auditivos.
Información sobre procesos de adaptación, calibración, reparación o seguimiento de audífonos.
Datos necesarios para orientar, agendar, valorar o prestar servicios audiológicos.

Los datos relacionados con la salud son considerados datos sensibles.

4.4. Datos de navegación y uso del sitio web

Cuando una persona visita el sitio web de Tu Oído, pueden recolectarse datos técnicos o de navegación, tales como:

Dirección IP.
Tipo de navegador.
Dispositivo utilizado.
Sistema operativo.
Páginas visitadas.
Fecha y hora de navegación.
Fuente de tráfico.
Interacciones con formularios, botones o contenidos.
Cookies y tecnologías similares, de acuerdo con las preferencias del usuario.

5. Tratamiento de datos sensibles

Tu Oído podrá tratar datos sensibles relacionados con la salud auditiva únicamente cuando sean necesarios para responder una solicitud, orientar al paciente, agendar citas, prestar servicios audiológicos, realizar seguimiento, gestionar procesos administrativos o cumplir obligaciones legales, contractuales o asistenciales.

El titular entiende que:

No está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo en los casos permitidos por la ley.
El suministro de información relacionada con su salud es voluntario.
Si decide no entregar datos necesarios para una valoración, orientación o servicio audiológico, es posible que Tu Oído no pueda responder adecuadamente la solicitud o prestar ciertos servicios.
Cuando suministre voluntariamente información sobre síntomas, antecedentes, exámenes, pérdida auditiva, tinnitus, audífonos, tratamientos o condiciones de salud auditiva, autoriza su tratamiento para las finalidades informadas en esta política.

Tu Oído tratará los datos sensibles con especial reserva, confidencialidad y medidas razonables de seguridad.

6. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Tu Oído puede prestar servicios relacionados con salud auditiva a niños, niñas y adolescentes. En estos casos, el tratamiento de datos personales se realizará respetando sus derechos prevalentes, su interés superior y la autorización de sus padres, acudientes o representantes legales, cuando corresponda.

Los datos de menores de edad solo serán tratados para finalidades relacionadas con la orientación, agenda, valoración, prestación del servicio audiológico, seguimiento, gestión administrativa o cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

7. Finalidades del tratamiento de datos personales

Tu Oído podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:

7.1. Finalidades asistenciales y de atención al usuario

Responder solicitudes de información.
Agendar, confirmar, modificar o cancelar citas.
Orientar al usuario sobre servicios audiológicos.
Gestionar solicitudes relacionadas con exámenes auditivos.
Gestionar solicitudes relacionadas con audífonos, accesorios, reparación, mantenimiento o garantías.
Realizar seguimiento a pacientes o usuarios.
Brindar acompañamiento en procesos de adaptación o uso de ayudas auditivas.
Atender PQRSF.

7.2. Finalidades administrativas, comerciales y contractuales

Elaborar cotizaciones.
Gestionar pagos, facturación, garantías y soporte.
Administrar la relación con pacientes, usuarios, proveedores, aliados o entidades remitentes.
Gestionar solicitudes provenientes de EPS, ARL, aseguradoras, convenios o entidades aliadas, cuando aplique.
Mantener registros administrativos, contables, comerciales y operativos.
Cumplir obligaciones legales, tributarias, contables, sanitarias, contractuales o administrativas.

7.3. Finalidades de comunicación

Contactar al titular por llamada, WhatsApp, mensaje de texto o correo electrónico.
Enviar recordatorios de citas.
Confirmar datos necesarios para la prestación del servicio.
Responder solicitudes realizadas por canales digitales o presenciales.
Enviar información relacionada con servicios solicitados.
Comunicar cambios en horarios, citas, disponibilidad, procesos o condiciones de atención.
Enviar información educativa o preventiva sobre salud auditiva, cuidado de audífonos o servicios de Tu Oído, siempre que exista autorización o una relación previa que lo permita.

7.4. Finalidades digitales y de mejora del sitio web

Administrar el sitio web.
Mejorar la experiencia de navegación.
Medir el rendimiento de las páginas.
Analizar tráfico, fuentes de visita y comportamiento general de navegación.
Gestionar cookies y preferencias de consentimiento.
Proteger la seguridad del sitio web.
Prevenir accesos no autorizados, fraude, spam o usos indebidos de los canales digitales.

8. Autorización para el tratamiento de datos personales

Tu Oído solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales cuando sea requerida por la ley.

La autorización podrá obtenerse mediante documentos físicos, formularios digitales, aceptación de casillas, envío voluntario de información por canales digitales, WhatsApp, correo electrónico, llamadas, grabaciones, conductas inequívocas o cualquier otro medio que permita acreditar la autorización otorgada.

El silencio no será entendido como autorización.

Cuando se recolecten datos sensibles, Tu Oído informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y explicará la finalidad para la cual se solicita dicha información.

9. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada.
Ser informados sobre el uso dado a sus datos personales.
Presentar consultas y reclamos.
Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.
Revocar la autorización otorgada, siempre que no exista una obligación legal o contractual que impida la eliminación de los datos.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado sus derechos.

10. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular podrá ejercer sus derechos enviando una solicitud al correo:

info@tuoido.com

La solicitud deberá incluir, como mínimo:

Nombre completo del titular.
Documento de identificación, cuando sea necesario para validar la identidad.
Datos de contacto.
Descripción clara de la solicitud.
Documentos que soporten la solicitud, cuando aplique.
En caso de actuar mediante representante, documento que acredite la representación.

10.1. Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, Tu Oído informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

10.2. Reclamos

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria de autorización o presunto incumplimiento serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo.

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, Tu Oído informará al solicitante los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

11. Terceros, encargados y aliados

Tu Oído podrá compartir o transmitir datos personales a terceros únicamente cuando sea necesario para cumplir las finalidades informadas, prestar sus servicios, operar sus canales digitales o cumplir obligaciones legales.

Estos terceros pueden incluir:

Proveedores de hosting, desarrollo web, mantenimiento técnico y seguridad.
Proveedores de formularios, correo electrónico, analítica web, gestión de cookies o herramientas digitales.
Plataformas de mensajería como WhatsApp.
Plataformas de pago.
Proveedores de mapas, redes sociales o contenido externo.
EPS, ARL, aseguradoras, entidades de convenio o aliados institucionales, cuando aplique.
Proveedores contables, administrativos, jurídicos o tecnológicos.
Autoridades administrativas, judiciales, sanitarias, tributarias o de control, cuando exista obligación legal.

Tu Oído procurará que los terceros que traten datos personales por cuenta de la entidad cumplan obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos personales.

12. Transferencias y transmisiones internacionales

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por Tu Oído pueden almacenar o procesar información en servidores ubicados fuera de Colombia.

Cuando esto ocurra, Tu Oído procurará que la transferencia o transmisión internacional de datos se realice conforme a la normativa aplicable y bajo mecanismos razonables de protección, confidencialidad y seguridad.

13. Uso de cookies y tecnologías similares

El sitio web de Tu Oído puede utilizar cookies y tecnologías similares para permitir el funcionamiento del sitio, recordar preferencias, analizar la navegación, mejorar la experiencia del usuario, medir contenidos y administrar herramientas digitales.

Las cookies pueden clasificarse en:

Cookies necesarias: permiten el funcionamiento básico del sitio web.
Cookies funcionales: permiten recordar preferencias o mejorar funcionalidades.
Cookies analíticas o de rendimiento: ayudan a comprender cómo interactúan los usuarios con el sitio web.
Cookies publicitarias o de marketing: permiten medir campañas o mostrar contenido relevante, cuando aplique.

El usuario puede aceptar, rechazar o configurar sus preferencias de cookies desde el banner de consentimiento disponible en el sitio web.

Las cookies no necesarias solo deberán activarse cuando el usuario haya otorgado su consentimiento, salvo aquellas indispensables para el funcionamiento técnico del sitio.

14. Conservación de los datos personales

Tu Oído conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas, prestar los servicios solicitados, realizar seguimiento, atender solicitudes, cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas, sanitarias o defenderse ante eventuales reclamaciones.

Cuando los datos ya no sean necesarios y no exista una obligación legal o contractual de conservación, Tu Oído podrá eliminarlos, anonimizarlos o conservarlos de forma segura conforme a sus procedimientos internos.

15. Seguridad de la información

Tu Oído implementará medidas técnicas, humanas, administrativas y organizacionales razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, adulteración, consulta no autorizada, fraude o tratamiento contrario a esta política.

Estas medidas pueden incluir controles de acceso, restricciones internas, confidencialidad, protección de canales digitales, gestión segura de archivos, copias de respaldo, actualización de herramientas tecnológicas y capacitación del personal que intervenga en el tratamiento de datos personales.

16. Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales en Tu Oído deberán guardar confidencialidad sobre la información conocida en desarrollo de sus funciones, incluso después de terminada su relación laboral, contractual, comercial o profesional.

17. Registro Nacional de Bases de Datos

Cuando Tu Oído esté legalmente obligado a registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio, realizará dicho registro y las actualizaciones correspondientes.

En caso de no estar obligado al registro, Tu Oído mantendrá las demás obligaciones aplicables en materia de protección de datos personales, incluyendo la adopción de políticas de tratamiento, obtención de autorizaciones, gestión de consultas y reclamos, implementación de medidas de seguridad y tratamiento responsable de la información.

18. Cambios en esta política

Tu Oído podrá modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad cuando sea necesario por cambios legales, operativos, tecnológicos, administrativos o comerciales.

Cuando los cambios sean sustanciales, Tu Oído los informará a través de su sitio web o de los canales que considere adecuados.

19. Vigencia

Esta política rige a partir del 10 de mayo de 2026.

Las bases de datos tratadas por Tu Oído tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, administrativas, asistenciales o comerciales aplicables.